So funktioniert die elektronische Patientenakte (ePA)

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein digitaler Ordner für persönliche Gesundheitsdaten. Dazu gehören unter anderem Arztbriefe, Befunde und Medikationslisten.

Im elektronischen Patientenfach können Sie als Versicherter eigene Aufzeichnungen ablegen, etwa Notizen über einen Arztbesuch. 

Die ePA kann auf Smartphones, Laptops oder PCs genutzt werden. Über eine App können Sie Ihre ePA einsehen, verwalten und gegebenenfalls wieder löschen. Einige Krankenkassen (bspw. Techniker, Barmer und AOK, Stand September 2025) bieten den Zugriff auf die ePA über den Computer.

Verpflichtend ist die Nutzung dann für alle Leistungserbringer ab dem 1. Oktober 2025.

Jede Krankenkasse stellt ihren Versicherten eine kassenindividuelle und kostenlose App zur Verfügung.

Sie müssen die ePA-App aktivieren, bevor Sie sie nutzen können. Dazu haben Sie in den letzten Wochen Post von Ihrer Krankenkasse erhalten.

Für die Registrierung und Anmeldung benötigen Sie in der Regel Ihre NFC-fähige Gesundheitskarte und die dazugehörige PIN oder die GesundheitsID, die Sie bei Ihrer Krankenkasse beantragen können. Die PIN müssen Sie ebenfalls bei Ihrer Krankenkasse anfordern.

Ja. Wer die ePA nicht nutzen möchte, muss aktiv bei der eigenen Kranken­kasse widersprechen (so genanntes Opt-out). Dies ist jederzeit möglich.

Wo muss man Widerspruch einlegen?

Der Gesetzgeber hat folgende Widerspruchsmöglichkeiten vorgesehen:

• eigenständig über die ePA-App, die die jeweilige Krankenkasse bereitstellt,
• bei der Krankenkasse oder
• über die Ombudsstelle der Krankenkasse.

Die Ombudsstellen der Krankenkassen sollen Versicherte, die ihre ePA nicht über eine ePA-App verwalten, bei der Wahrnehmung ihrer Rechte unterstützen.

• Dokumente einstellen, einsehen, herunterladen und löschen
• Widersprüche gegen den Zugriff einzelner Leistungserbringereinrichtungen erteilen und widerrufen
• Dokumente verbergen und sichtbar machen
• Vertretungen einrichten und widerrufen
• Zugriffe auf die ePA anhand der Protokolldaten kontrollieren und Protokolldaten herunterladen
• der Bereitstellung Ihrer Daten zu den von Ihnen in Anspruch genommenen Leistungen Ihrer Krankenkasse widersprechen bzw. einen dazu erteilten Widerspruch zurücknehmen
• der Nutzung der ePA widersprechen, die Akte vollständig schließen und alle in der ePA gespeicherten Daten löschen
• als vertretungsberechtigte Person die ePA einer anderen Person verwalten
• direkter Zugriff aus der ePA-App auf qualitätsgesicherte Gesundheitsinformationen im nationalen Gesundheitsportal „gesund.bund.de“
• sichere Übermittlung von Sofortnachrichten mithilfe des TI-Messengers (TIM) an Ihre Krankenkasse und – wenn möglich – Ihre Leistungserbringenden (voraussichtlich ab März 2026)
• Möglichkeit zur Abgabe Ihrer Erklärung zur Organspende im Organspende-Register

Zur besseren Übersichtlichkeit werden die Daten der ePA in folgende Dokumentenarten bzw. Kategorien unterteilt:

1. Daten von Leistungserbringenden

Befunde, Diagnosen, durchgeführte und geplante Therapiemaßnahmen, Früherkennungsuntersuchungen, Behandlungsberichte und sonstige untersuchungs- und behandlungsbezogene medizinische Informationen - getrennt nach den folgenden Bereichen:

• Hausarztpraxis
• Krankenhaus
• Labor und Humangenetik
• Physiotherapie
• Psychotherapie
• Dermatologie
• Urologie/Gynäkologie
• Zahnheilkunde und Mund-Kiefer-Gesichtschirurgie
• weitere fachärztliche Bereiche
• weitere nicht-ärztliche Berufe

Die ePA wird stufenweise ausgebaut, sodass zu Beginn noch nicht alle Dokumente verfügbar sind.

Zum Start:

• Daten zum E-Rezept (Verordnungsdaten und Informationen zu deren Einlösung)
• Befunde 
• elektronische Arztbriefe 
• Medikationsliste
• elektronische Patientenkurzakte (Daten des elektronischen Notfalldatensatzes bzw. der Patientenkurzakte)
• Abschriften der Behandlungsdokumentation von Leistungserbringer-einrichtungen (z. B. Krankenhäusern) nach § 630g BGB
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
• Ärztliche Überweisungen werden nicht automatisch in die ePA übernommen. Sie werden derzeit noch auf den herkömmlichen Vordrucken in Papierform ausgestellt. Diese könnten als PDF in der ePA zur Verfügung gestellt werden. Eine Verpflichtung hierzu besteht derzeit jedoch nicht.

Perspektivisch:

• elektronischer Medikationsplan
• elektronisches Zahnbonusheft
• elektronisches Untersuchungsheft für Kinder
• elektronischer Mutterpass
• (elektronische Impfdokumentation
• Hinweise zu Aufbewahrungsorten und dem Vorhandensein von Erklärungen zur Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen
• Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
• Daten zur pflegerischen Versorgung
• sonstige medizinische Daten (z. B. Daten aus der Teilnahme an strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP))
• Daten der Heilbehandlung und Rehabilitation

Behandelnde müssen die ePA auf Wunsch ihrer Patientinnen und Patienten mit weiteren Daten füllen, beispielsweise mit Arbeitsunfähigkeitsbe­scheinigungen oder Daten zur Erklärung von Organspenden. Auf Wunsch können elektronische Abschriften der von der Ärztin oder dem Arzt geführten Patientenakte Inhalt der ePA sein.

Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes dürfen nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung in die ePA eingestellt werden.

2. Daten der Versicherten

• von Ihnen selbst zur Verfügung gestellte Gesundheitsdaten (z.B. Dokumente aus zurückliegenden Behandlungen vor ePA-Start, Patiententagebücher, Vitaldaten aus Gesundheits-Apps oder Anmerkungen zur OTC-Medikation)

3. Daten weiterer Anbieter

• Daten aus Digitalen Gesundheitsanwendungen (DiGA)
• Daten über in Anspruch genommene Leistungen (bereitgestellt von der eigenen Krankenkasse, sogenannte „Abrechnungsdaten“)

Krankenkassen sind verpflichtet, Abrechnungsdaten zu medizinischen Leistungen einzustellen, sofern Patientinnen und Pati­enten der Einstellung nicht widersprochen haben. Sie haben zweimal innerhalb von 24 Monaten die Möglich­keit, Ihre Krankenkasse zu bitten, bis zu zehn ältere medi­zinische Dokumente für Sie zu digitalisieren.

Apotheken erstellen und aktualisieren die Medikationsliste und die elektronische Impfdokumentation.

Patientinnen und Patienten können Dokumente jederzeit vollständig aus der ePA löschen.Ärztinnen und Ärzte können Dokumente jederzeit vollständig aus der ePA löschen, wenn die Patientin oder der Patient dies wünscht.

Praxen

• Maßgeblich ist hier der Behandlungskontext, d.h. wenn z.B. ein Termin in einer Arztpraxis vereinbart wird. Dabei gilt als Mindestdauer ein Tag.
• Mit dem „Stecken“ der Versichertenkarten in der Praxis können Ärztinnen und Ärzte standardmäßig 90 Tage lang auf alle Inhalte einer ePA zugreifen. 

Apotheken

• Maßgeblich ist hier der Behandlungskontext. Mit dem „Stecken“ der Versichertenkarten können Apotheken standardmäßig 3 Tage lang auf Inhalte einer ePA zugreifen.
• Versandapotheken können nur dann auf Ihre ePA zugreifen, wenn Sie zuvor eine Zugriffsberechtigung aktiviert haben (über die ePA-App).
• Sie können über ihre ePA-App den Zugriff beliebig verlängern, verkürzen und widerrufen.

Ein Zugriff auf die ePA ist (noch) nicht möglich, wenn

• ein Papierrezept persönlich in der Apotheke eingelöst wird, ohne dass gleichzeitig ein E-Rezept eingelöst wird.
• Selbstzahler-E-Rezepte für OTC-Präparate und Nahrungsergänzungsmittel mittels E-Rezept-Token oder QR-Code aus der E-Rezept-App bzw. ePA-App eingelöst werden.
• OTC-Präparate und Nahrungsergänzungsmittel über ein Papierrezept verordnet oder in Eigenregie gekauft werden. 
• Künftig ist vorgesehen, dass die Versicherten diese Daten selbst in ihre ePA eintragen können.

Krankenkassen haben keinen Zugriff auf die Daten in der ePA.

• Standardmäßig sind Dokumente für alle Ärztinnen und Ärzte sichtbar - auch die Abrechnungsdaten der Krankenkassen.
• Nutzende können für einzelne Ordner die Sichtbarkeit einstellen. Allerdings sind die Kategorien so allgemein gefasst, dass sie nur begrenzt helfen.
• Patientinnen und Patienten können einzelne Dokumente verbergen. Sie sind dann nur für sie selbst einsehbar. Auch Ärztinnen und Ärzte wissen dann nicht, dass es verborgene Dokumente in der ePA gibt.
• Eine flexible und exakte Zuordnung ist nicht möglich. Verborgene Dokumente sind für alle verborgen, d.h. es ist nicht ohne weiteres möglich, ein Dokument in der ePA nur für Ärztin A, nicht aber für Zahnarzt B freizugeben.
• Sie können entweder über die ePA-Anwendung oder direkt bei Ihrer Krankenkasse Widerspruch einlegen, wenn Sie die Abrechnungsdaten nicht in ihrer ePA haben möchten. Zudem besteht die Möglichkeit, die Abrechnungsdaten in der ePA auszublenden. In diesem Fall sind die Daten zwar in der ePA enthalten, können aber nur von Ihnen selbst eingesehen werden.

• Diagnosen und Informationen, die innerhalb des Gesundheitswesens zu Diskriminierung führen können.
• Manche medizinischen und psychologischen Diagnosen, zum Beispiel psychische Erkrankungen oder eine sexuell übertragbare Infektion, können Schamgefühle auslösen.
• Informationen zu spezifischen Krankheiten und Verhaltensweisen könnten dazu führen, dass Ärztinnen und Ärzte ihre Perspektive auf Patientinnen und Patienten ändern. Dies könnte beispielsweise bei psychischen Erkrankungen oder Suchterkrankungen der Fall sein.
• Manche Patientinnen und Patienten befürchten, dass eine „unabhängige Zweitmeinung“ nicht (mehr) gewährleistet ist.

Nicht überall kann die Sichtbarkeit der Inhalte gesteuert werden. Ein Beispiel dafür ist die Medikationsübersicht. Sie wird automatisch aus den Daten der E-Rezepte generiert: Sie können der Einrichtung der Medikationsübersicht nur im Ganzen widersprechen oder einzelnen Ärztinnen und Ärzten den Zugriff auf die Medikationsübersicht entziehen. Es ist nicht möglich, einzelne Einträge aus der Medikationsübersicht zu entfernen oder zu verbergen.

Dies ist insbesondere dann relevant, wenn Sie sensible Informationen und Diagnosen vor einzelnen oder allen Ärztinnen und Ärzten verbergen möchten. Diese Informationen ergeben sich oft direkt oder indirekt aus der Medikamenteneinnahme.

Für Daten, die stigmatisierend wirken können, gilt eine besondere Informationspflicht über das Widerspruchsrecht. Das Gesetz zählt dazu sexuell übertragbare Infektionen, psychische Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüche. Diese sollen zwar auch in der ePA gespeichert werden, Ärztinnen und Ärzte müssen aber ausdrücklich auf die Widerspruchsmöglichkeit hinweisen und den Widerspruch auch in der Behandlungsdokumentation vermerken.

Ergebnisse genetischer Untersuchungen/Analysen dürfen nur mit ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwilligung der Patientinnen und Patienten in die ePA übertragen werden.

Voraussichtlich im Frühjahr 2026 werden Daten aus der ePA für Forschungszwecke weitergegeben. Zu diesem Zweck werden die Daten pseudonymisiert an das Forschungsdatenzentrum übermittelt. Das bedeutet, dass eindeutig auf die Person rückführbare Einzeldaten (wie Name, Geburtsdatum, Adresse) aus dem Datensatz entfernt werden. Das Forschungsdatenzentrum wird vom Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) betrieben.

Forschende - das können auch Pharmaunternehmen sein - können dort den Zugang zu den Daten beantragen. Sollten Sie dies nicht wollen, müssen Sie der Datenfreigabe widersprechen (auch hier mit dem Opt-out-Verfahren).

Der Widerspruch richtet sich gegen die Freigabe insgesamt, eine studienbezogene Freigabe ist nicht möglich.

Die Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die ePA sind grundsätzlich hoch. Ein Forschungsteam des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie hat das Sicherheitskonzept überprüft.

Sicherheitskonzept der ePA:

• Die Daten werden zentral auf Servern in Deutschland gespeichert und verschlüsselt.  Sie sind hoch abgesichert und unterliegen den europäischen Datenschutzbestimmungen. 
• Jeder Datenverarbeitungsschritt einer Akte wird innerhalb der geschützten Rechenzentren in einem nochmals abgesicherten Bereich, der sogenannten Vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU), vorgenommen.
• Alle ePA-Anwendungen müssen ein Zulassungsverfahren der gematik durchlaufen.
• Der Zugriff auf die elektronische Patientenakte erfolgt über die Telematikinfrastruktur, ein in sich geschlossenes Netz.
• Alle Aktivitäten in Ihrer ePA werden protokolliert. Sie können diese drei Jahre lang ab dem Zeitpunkt der Aktivität einsehen. So können auch unberechtigte Zugriffe nachvollzogen werden.

Trotz aller Sicherheitsvorkehrungen ist es wichtig zu wissen, dass keine IT-Infrastruktur vollständig vor Angriffen geschützt ist. Das Risiko, Opfer eines Cyber-Angriffs zu werden, kann nie ganz ausgeschlossen werden

Die Ergebnisse unserer Online-Umfrage „Rheuma eine Stimme geben“ (2024) zeigen, dass Betroffene eine bessere Übersichtlichkeit für alle Behandelnden in Bezug auf Krankheiten und Medikamente durchaus positiv bewerten. Ebenso stehen sie einer besseren Kommunikation von Ärztinnen und Ärzten durch die ePA aufgeschlossen gegenüber. Gegebenenfalls lassen sich dadurch Doppeluntersuchungen vermeiden, oder eine bessere Doku­mentation für sich selbst und ein besserer Überblick bei Notfällen erstellen.

Als Nachteile befürchten die Befragten Probleme mit der Datensicherheit, aber auch eine mögliche Stigmatisierung, etwa bei psychischen Erkrankungen. Auch technische Probleme für zum Beispiel Menschen mit weniger Internetkompetenz oder Probleme, Fehldiagnosen zu korrigieren, gehören zu den möglichen Barrieren.

Die ePA wird sich in den nächsten Jahren weiterentwickeln. Patientinnen und Patienten können sich auch später für oder gegen eine ePA entscheiden.

Jetzt zum Start sollten Patientinnen und Patienten eine informierte Ent­scheidung treffen, ob im Moment die Vor- oder Nachteile überwiegen. Sollten die Nachteile überwiegen, ist es sinnvoll, von den Widerspruchsrechten Gebrauch zu machen.

Autorin: Sabine Eis, Referentin für Gesundheits- und Sozialpolitik Deutsche Rheuma-Liga Bundesverband

Ein ausführliches Frage-und-Antwort-Stück zur elektronischen Patientenakte finden Sie auf unserer Internetseite zum Download.

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